Utlägg från ägare i Bokio — rätt sätt att bokföra när du lagt ut egna pengar för bolaget
Det här är scenariot: du är ute på kundmöte, glömmer bolagskortet, betalar lunchen med privata kortet. Eller du köper en domän med privatkort för att du var inloggad på fel konto. Eller du beställer en bok från…
Det här är scenariot: du är ute på kundmöte, glömmer bolagskortet, betalar lunchen med privata kortet. Eller du köper en domän med privatkort för att du var inloggad på fel konto. Eller du beställer en bok från Amazon och det var enklare så. Små belopp, frekvent företeelse, överraskande många fel.
Det grundläggande felet
Den vanligaste tabben är att bokföra utlägget som om företaget hade betalat direkt från företagskontot. Då hamnar bokföringen i osynk med bankkontot. Revisorn märker det, du undrar varför balansräkningen inte stämmer, och plötsligt har du en halvtimmes detektivarbete framför dig.
Rätt sätt — två modeller
Modell 1: Utläggsmodellen (det här rekommenderar vi för konsult-AB med en ägare)
När du gör utlägget:
- Debet: Kostnadskontot (t.ex. 6540 för IT-tjänster)
- Debet: Momskonto om applicerbart (2641)
- Kredit: 2890 (Övriga kortfristiga skulder) — eller skapa en särskild skuldpost till dig som ägare
När bolaget sedan betalar tillbaka dig från företagskontot:
- Debet: 2890
- Kredit: 1930 (Bankkonto)
Skulden till dig som ägare nollas. Rent.
Modell 2: Direktbokning mot egen insättning
Om du hellre vill att utlägget direkt räknas som kapitaltillskott eller lön till dig — mer komplicerat och sällan värt det för småutlägg. Hoppa över.
I Bokio
Bokio har en funktion för "utlägg" som gör detta halvautomatiskt. Du laddar upp kvittot, markerar att du själv betalat, och systemet skapar rätt verifikationer. Använd den funktionen — den finns just för att det här ska vara enkelt.
Frekvensen är det verkliga problemet
För många ägare blir utlägg en vana. Det är bekvämt för stunden men skapar administrativ friktion. Vårt starka råd: använd alltid företagskortet. Har du inte ett företagskort — skaffa ett. Det kostar inget och sparar timmar i bokföringen per år.
Återbetalningen — glöm den inte
Vanligaste fulet: man bokför utlägget men glömmer att betala tillbaka sig själv. Skulden står kvar i bolaget år efter år. Vid en granskning blir det frågor om varför ägaren har en outstående fordran på bolaget på 47 000 kr. Inte ett bra samtal.
Sätt en månatlig rutin där du betalar ut samlade utlägg till dig själv. En transaktion, nollade poster, rent.
