Villkor

Allmänna uppdragsvillkor

1. Tillämpning

De här villkoren gäller för alla uppdrag som Siffr Sverige AB ("Siffr", "vi", "oss") utför åt en kund ("ni", "er"). Tillsammans med den specifika offert eller det uppdragsavtal vi har kommit överens om utgör de hela avtalet mellan oss.

Vid eventuell motstridighet mellan offerten och de här allmänna villkoren har offerten företräde.

2. Vad uppdraget omfattar

Uppdraget omfattar de tjänster som anges i offerten. Det kan exempelvis vara löpande bokföring, lönehantering, myndighetsrapportering, bokslut, deklaration och rådgivning.

Vi utför uppdraget med den skicklighet och omsorg som krävs av en professionell redovisningsbyrå, i enlighet med god redovisningssed och tillämplig lagstiftning.

3. Vad ni ansvarar för

Som kund ansvarar ni för att:

• Lämna fullständig och korrekt information i tid
• Att verksamheten i stort bedrivs i enlighet med gällande lagar
• Att fatta affärsmässiga beslut baserat på underlag av tillräcklig kvalitet
• Att hålla oss informerade om förändringar som påverkar uppdraget (ägarbyten, nya anställda, expansion, etc.)
• Att meddela oss om vi behöver ändra hur vi arbetar

Vi utgår från att den information ni lämnar är korrekt och fullständig. Om det visar sig att informationen är felaktig eller bristfällig kan vi inte hållas ansvariga för slutsatser baserade på den.

4. Vad vi ansvarar för

Vi ansvarar för att utföra uppdraget enligt offerten och de här villkoren. Vi har en professionsansvarsförsäkring via Trygg-Hansa som täcker eventuella skador som orsakas genom oaktsamhet i vårt arbete.

Vårt ansvar är begränsat till det högsta av antingen två gånger det avtalade årsarvodet eller tio prisbasbelopp. Vi ansvarar inte för indirekta skador, utebliven vinst, dataförlust eller följdskador.

Begränsningen gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet.

5. Pris och betalning

Priset för uppdraget framgår av offerten. Det är fast och inkluderar allt som anges där.

Faktura skickas den 1:a varje månad och har 20 dagars betalningstid. Vid försenad betalning tas dröjsmålsränta ut enligt räntelagen (1975:635).

Om en faktura är obetald mer än 30 dagar efter förfallodatum har vi rätt att pausa arbetet tills betalning har skett. Vi har även rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om betalning inte sker trots betalningspåminnelse.

Vi förbehåller oss rätten att justera priset årligen i takt med allmänna pris- och kostnadsförändringar. Sådan justering meddelas minst en månad i förväg.

6. Vad som ingår och vad som inte ingår

Allt som faller inom normal redovisningsverksamhet och som rimligen omfattas av offerten ingår i månadspriset. Inga separata debiteringar för rättelser, utredningar, frågor eller tilläggsmoment.

Det som faller utanför är större strukturella händelser som fusioner, emissioner, förvärv, avyttringar, omstruktureringar eller andra extraordinära uppdrag. För sådana uppdrag kommer vi överens om omfattning och pris i förväg innan arbetet påbörjas.

7. Avtalstid och uppsägning

Avtalet löper tillsvidare med 3 månaders ömsesidig uppsägningstid. Uppsägning ska ske skriftligen via e-post till hej@siffr.ai.

Vi har rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om:

• Ni inte fullföljer era åtaganden trots skriftlig påminnelse
• Ni inte betalar trots påminnelse
• Det visar sig att verksamheten bedrivs på ett sätt som strider mot lagen
• Vi får kännedom om förhållanden som gör att vi inte längre kan utföra uppdraget i enlighet med god redovisningssed

Ni har rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om vi inte fullföljer våra åtaganden trots skriftlig påminnelse.

8. Vid uppsägning

När avtalet upphör avslutar vi det löpande arbetet och hjälper er att flytta över till en ny lösning. Vi exporterar all er bokföringsdata i ett standardformat (SIE) och överlämnar det till er eller direkt till nästa byrå.

Bokslut, årsredovisning och deklaration upprättas för den period vi varit er byrå, inte för perioder efter att avtalet upphört.

9. Penningtvättslagen och kundkännedom

Som redovisningsbyrå omfattas vi av lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Det innebär att vi är skyldiga att:

• Identifiera ert bolags företrädare och verkliga huvudmän innan uppdraget startar
• Begära in dokumentation som bekräftar identitet och ägarstruktur
• Löpande uppdatera vår kundkännedom under uppdragstiden
• Rapportera misstankar om penningtvätt eller finansiering av terrorism till Polismyndigheten

Vi kan inte hållas ansvariga för eventuell skada som uppstår till följd av att vi fullföljer våra lagstadgade skyldigheter.

10. Sekretess

Vi behandlar all information om er verksamhet som konfidentiell och delar den inte med tredje part utan ert samtycke, med undantag för:

• När det krävs enligt lag eller myndighetsbeslut
• När det krävs för att utföra uppdraget (exempelvis till Skatteverket eller Bolagsverket)
• När det är nödvändigt för att försvara oss i en eventuell tvist

Sekretessen gäller utan tidsbegränsning, även efter att avtalet upphört.

11. Force majeure

Vi ansvarar inte för fördröjningar eller skador som orsakas av omständigheter utanför vår rimliga kontroll, exempelvis lagändringar, myndighetsbeslut, krig, terrorism, pandemier, naturkatastrofer, brand, IT-attacker eller störningar i el-, tele- eller datanät.

12. Reklamation

Om ni anser att vi har brustit i utförandet av uppdraget ska ni meddela oss skriftligen utan onödigt dröjsmål, dock senast inom 12 månader från det att ni upptäckt eller borde ha upptäckt felet. Reklamationen ska vara tydlig och beskriva vad som är fel.

Vi ska beredas tillfälle att inom skälig tid avhjälpa felet innan ni framställer skadeståndskrav.

13. Ändringar i villkoren

Vi kan komma att uppdatera de här villkoren. Väsentliga ändringar meddelas minst en månad i förväg via e-post till er kontaktperson.

Mindre redaktionella ändringar (förtydliganden, uppdaterade kontaktuppgifter etc.) kan göras utan särskild notis.

Den senaste versionen finns alltid publicerad på siffr.ai/villkor. Tidigare versioner finns tillgängliga längst ner på sidan.

14. Tillämplig lag och tvist

På avtalet tillämpas svensk lag. Tvister ska i första hand lösas genom dialog mellan oss. Om vi inte kan komma överens avgörs tvisten av allmän domstol med Göteborgs tingsrätt som första instans.

Personuppgiftsbiträdesavtal

När vi utför vårt uppdrag åt er behandlar vi personuppgifter som ni är personuppgiftsansvariga för. Vi agerar då som personuppgiftsbiträde åt er. Det här avsnittet beskriver hur vi behandlar de personuppgifterna i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR).

1. Definitioner

Begreppen "behandling", "personuppgifter", "personuppgiftsansvarig", "personuppgiftsbiträde", "registrerad" och "personuppgiftsincident" har samma innebörd som i Dataskyddsförordningen (EU) 2016/679.

"Tredje land" avser en stat utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).

2. Vad vi behandlar och varför

Vi behandlar personuppgifter för att kunna utföra det redovisnings- och rådgivningsuppdrag ni har gett oss. De vanligaste kategorierna av personuppgifter vi hanterar är:

• Kontaktuppgifter till anställda hos er (namn, personnummer, e-post, adress, telefonnummer, bankkontonummer)
• Kontaktuppgifter till era kunder och leverantörer (namn, e-post, adress, telefonnummer, och i vissa fall personnummer om det rör enskilda firmor)
• Uppgifter om styrelse, ägare och revisor (namn, personnummer, e-post, adress, roll)
• Löneuppgifter och frånvarouppgifter för era anställda
• Information som finns på fakturor, kvitton och andra bokföringsunderlag

3. Era instruktioner

Vi behandlar personuppgifterna endast enligt era dokumenterade instruktioner och inom ramen för uppdragsavtalet. Om ni vill att vi ska behandla personuppgifter på ett sätt som går utöver det här avtalet kommer vi överens om det skriftligen.

Vi meddelar er om vi anser att en instruktion strider mot tillämplig lag, och kan i sådana fall avstå från att följa instruktionen.

4. Säkerhet och tillgång

Vi har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifterna. Det här innefattar:

• Tillgång till personuppgifterna är begränsad till personal som behöver det för att utföra uppdraget
• All personal som hanterar personuppgifter omfattas av sekretess
• Lösenord och flerfaktorsautentisering på alla system
• Krypterad kommunikation och lagring
• Säkerhetskopiering och spårbarhet

Mer information om säkerhetsåtgärderna finns under Säkerhetsåtgärder längre ned på den här sidan.

5. Personuppgiftsincident

Om en personuppgiftsincident inträffar hos oss meddelar vi er skriftligen utan onödigt dröjsmål från det att vi får kännedom om incidenten. Meddelandet innehåller:

• Beskrivning av incidentens art och vilka kategorier av personuppgifter som berörs
• Sannolika konsekvenser
• Åtgärder vi har vidtagit eller avser att vidta

6. Underbiträden

För att kunna utföra uppdraget anlitar vi vissa underbiträden — externa parter som behandlar personuppgifter åt oss. En komplett lista finns längre ned på den här sidan.

Genom att ingå avtal med oss godkänner ni att vi anlitar de underbiträden som finns listade. Vi ansvarar för att underbiträdena uppfyller motsvarande krav som vi själva.

Om vi anlitar nya underbiträden meddelar vi er. Ni har rätt att invända inom 30 dagar. Vi förbehåller oss rätten att säga upp avtalet om en invändning gör att vi inte kan utföra uppdraget.

7. Registrerades rättigheter

Personer vars uppgifter vi behandlar har rätt enligt GDPR att begära information, rättelse, radering, behandlingsbegränsning och dataportabilitet.

Eftersom ni är personuppgiftsansvariga ansvarar ni för att hantera sådana begäranden. Vi hjälper er i den utsträckning det är rimligt och tekniskt möjligt.

8. Överföring till tredje land

Vi använder vissa underbiträden som är etablerade utanför EES (exempelvis Google Drive med datacenter på Irland samt vissa amerikanska tjänster). Vid sådan överföring säkerställer vi att det finns lämpliga skyddsåtgärder enligt GDPR — exempelvis EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller adekvata beslut.

9. Lagringstid

Personuppgifter behandlas under uppdragstiden och därefter under den tid lagen kräver att vi sparar bokföringsmaterial — det vill säga sju år enligt bokföringslagen och tio år för uppdragsdokumentation enligt FAR:s allmänna villkor.

10. Återlämning av personuppgifter

När avtalet upphör återlämnar vi era personuppgifter till er, eller raderar dem på er begäran, om vi inte är skyldiga att spara dem enligt lag.

Underbiträden och säkerhetsåtgärder

För att kunna leverera vår tjänst använder vi vissa externa parter som behandlar personuppgifter på våra vägnar. Här är en komplett lista. Vi uppdaterar listan löpande och meddelar er vid förändringar.

Underbiträden

Andra mottagare av personuppgifter

Skatteverket — inrapportering av moms, arbetsgivardeklaration på individnivå, kontrolluppgifter och inkomstdeklaration. Rättslig grund: allmänt intresse och myndighetsutövning.

Bolagsverket — inlämning av årsredovisning. Rättslig grund: allmänt intresse och myndighetsutövning.

Säkerhetsåtgärder

Behörigheter. Endast behöriga personer hos oss har åtkomst till våra system och era uppgifter. Behörigheter granskas regelbundet.

Kryptering. All kommunikation som kan krypteras är krypterad. Lagring av data sker krypterad.

Säkerhetskopiering. Alla system har regelbunden säkerhetskopiering.

Spårbarhet. Alla händelser i bokföringen är spårbara via Bokios systemloggar.

Inloggning. Alla användare loggar in med BankID eller flerfaktorsautentisering. Lösenord lagras aldrig i klartext.

Sekretess och utbildning. All personal omfattas av tystnadsplikt och får regelbunden utbildning i informationssäkerhet och GDPR.

Övrigt

Försäkring

Siffr Sverige AB har en professionsansvarsförsäkring via Trygg-Hansa som täcker eventuella skador som uppstår genom oaktsamhet i vårt arbete.

Klagomål

Om ni har ett klagomål eller en synpunkt på vår tjänst, hör av er till hej@siffr.ai. Vi tar alla klagomål på allvar och återkommer inom fem arbetsdagar.

Om ni anser att vi har behandlat era personuppgifter på ett felaktigt sätt har ni rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Kontakt

Siffr Sverige AB
Org.nr: 559579-0246
Lilla Torget 2, 411 18 Göteborg
hej@siffr.ai

För frågor om personuppgiftsbehandling: hej@siffr.ai (märk meddelandet "GDPR")

Tidigare versioner

Här hittar du tidigare versioner av våra villkor.

• Version 2026:1 (gäller från 27 april 2026) — Aktuell version

Vid framtida uppdateringar listas tidigare versioner här som nedladdningsbara PDF:er.